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郑州轻工业大学二级学院(系)、教学部文件材料归档整理方案(试行)

时间:2014-12-12浏览:1724设置

为规范二级学院(系)、教学部除移交学校档案馆外自身留存档案(以下简称“自存档案”)的管理行为,促使档案工作更好地为教学、科研、管理工作服务,依据《中华人民共和国档案法》中关于档案工作实行“统一领导,分级管理”的原则,学校决定对二级学院(系)、教学部自存档案的管理工作试行二级管理。现按照《普通高等学校档案实体分类法》、《归档文件整理规则》等文件要求,结合我校二级学院(系)、教学部实际情况,制定本方案。

一、归档文件材料的整理要求

1、归档文件材料

二级学院(系)、教学部在教学、科研、管理等职能活动中形成的、办理完毕、对本单位有保存价值、应作为档案留存的各种文件材料。

2、文件材料的整理原则

(1)遵循文件材料的形成规律,保持文件原貌和文件之间的有机联系;

(2)适当区分文件材料的不同价值;

(3)便于保管和利用,并进行深度整理;

(4)推进归档文件材料整理工作制度化、标准化、现代化。

3、归档文件材料组件的方法

一般以每份材料为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,试卷、报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件。

4、归档文件材料的质量要求

(1)归档材料应齐全完整,已经破损的归档材料应予修整,字迹模糊或易褪色的应予以复制。

(2)整理归档的文件材料的书写材料、纸张、装订材料的选择应有利于档案的保护。

5、文件材料的分类要求

档案保管的最高单位是全宗,我校所有档案为一个母全宗,二级院(系、部)所有档案各为一个子全宗。文件材料分类前,首先区分子全宗。然后按照年度、类别、保管期限、盒、件的顺序进行分类。具体要求如下:

(1)注重方便使用,不设置虚类;

(2)方便调整,体现可延续性和相对稳定性;

(3)各相同级位类别之间的划分标准一致;

(4)同位类别之间文件材料在范围上不交叉和包容;

(5)下位类别的外延之和,等于上位类目的外延;

(6)跨类别形成的文件材料的归类问题通过制定分类规则解决。

二、文件材料的归档整理程序

1、装订

按件装订,用不锈钢钉书针或者装订线在文件材料的左边装订即可。装订时注意:正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;如果来文与复文为一件,表达结果的复文在前,来文在后。

2、分类

类目根据问题划分,目前暂设置党政、师资、教学、体育、成教、科研、学生工作、教师业务、特殊载体等九个大类,在各个大类下根据需要可以设置不同层次的若干小类。

3、排列

文件材料在分类方案的最低一级类目内,按问题(事由)结合、时间、重要程度等排列,成套性材料(如评估材料)可以集中排列。

4、编号

归档文件材料应依据分类方案和排列顺序使用铅笔逐件编号,编号位置在文件首页上端中间的空白处,加盖归档章,作为档号固定档案在档案装具中的位置。

5、计算机输入与编目

归档文件材料应依据档案著录规则向计算机输入有关信息,并按照分类方案和档号逐件编制归档文件目录,作为固定分类成果和将来查考的重要工具。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。归档文件目录用纸大小与档案材料相同,一式3份,应同时装订成册,一份备查,一份装盒,一份交档案馆。

6、装盒

编目完毕应根据需要选用档案盒,并制作备考表。备考表的项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。归档文件目录置于档案材料前面、档案材料置于中间,备考表置于档案材料的后面。

三、档案类目的划分和标识

根据《普通高等学校档案实体分类法》、《归档文件整理规则》的要求,结合档案产生的领域范畴和档案记述的内容性质,采用年度问题保管期限分类法。即归档文件整理先按自然年度分开,年度下按问题分类,再按保管期限区分。

1、一级类目的设置和标识

教务处、二级学院(系)、教学部档案共确定为九个一级类目,各相关部门和单位依据自身档案情况选择设定类别。类目代号采用类目名称主词汉语拼音的第一个字母标识,其名称、标识符号和主要内容如下:

DZ党政档案

主要是二级学院(系)、教学部在党政活动、群团活动中形成的、各种载体的、有保存价值的文件。

SZ师资档案

主要是教务处、二级学院(系)、教学部在师资工作中形成的、各种载体的、有保存价值的文件。

JX教学档案

主要是教务处、二级学院(系)、教学部在全日制本专科生的教学管理和教学业务活动中形成的、各种载体的、有保存价值的文件。

TY 体育档案

CJ成教档案

主要是二级学院(系)、教学部在成人教育活动中形成的、各种载体的、有保存价值的文件。

KY科研档案

主要是二级学院(系)、教学部在科学研究活动中形成的、各种载体的、有保存价值的文件。

XS学生工作档案

主要是二级学院(系)在学生教育、管理工作,共青团工作中形成的、各种载体的、有保存价值的文件。

JS教师业务档案

主要是二级学院(系)、教学部的教师以人为单位在各自的教学、科研、管理活动中形成的、各种载体的、有保存价值的文件。

TZ特殊载体档案

主要是教务处、二级学院(系)、教学部在教学、科研和各项管理中形成的声像、电子、实物档案。

2、二级类目的设置和标识

二级类目是对一级类目的细分,其标识采用两位阿拉伯数字,依次标识为11、12……99,但不用带0的数字,如10、20、……等。考虑到设置新类别的可能性,在教学类档案中设置二级类目时保留一定的拓展空间。

四、分类主表

二级学院(系)、教学部自存档案分类主表

DZ党政

11 党群

12 行政

SZ 师资

JX教学

11实验室、实习基地

11教学经费使用

12专业建设

14课程建设

15实践教学

16教学管理队伍与质量控制

17学生成绩

学生基本理论与基本技能的实际水平材料入此

18毕业设计(论文)

19理论课程教学

21特色项目

TY体育

运动场及体育设施材料入此

CJ成人教育

KY科研

11科研综合

12学科建设

13~N 按项目排列

XS学生工作

11学生教育管理

学风中学生遵守校纪校规情况、学风建设和调动学生积极性的措施与效果材料入此;思想道德、素养与文化、心理素质材料入此。

12各类活动

课外科技文化活动材料、创新精神与实践能力材料入此。

13招生就业

生源、社会评价、就业材料入此。

JS教师业务

11~N 按人头排列

TZ特殊载体

11声像

12电子

14实物

五、档号的结构与档案的实体排列

1、档号的结构

档号的编制采用阿拉伯数字和汉语拼音相结合进行编码,即完整的档号由子全宗号、年度号、类目号、保管期限、盒号、件号、页数等七个部分组成。在输入计算机、手工填写档案盒和归档章项目栏时,有选择的取舍上述内容。

(1)子全宗号:由阿拉伯数字组成。档案馆的全宗号为01,二级学院(系)、教学部自存档案为学校档案全宗的子全宗。我校二级学院(系)、教学部档案子全宗号分别规定如下:外国语学院子全宗号暂定为:0111.

(2)年度号:采用公元纪年,由四位阿拉伯数字组成。

(3)类目号:由一、二级类目标识符号组成。

(4)保管期限:在录入计算机和手工填写档案盒时,采用名称主词汉语拼音的第一个字母录入,即永久为Y,长期为C,短期为D

(5)盒号:在保管期限下采用阿拉伯数字标识的档案盒的流水排序编号。

(6)件号:采用阿拉伯数字标识,按的顺序编写流水号,依次为1、2、3……。

(7)页数:用阿拉伯数字编写的本件文件的页码总数。

档号按照 “子全宗号—年度号—类目号—保管期限代码—盒号—件号”的模式在归档文件目录和档案盒上有取舍的编制。

2、档案实体排列:有保存价值的文件办理完毕以后在规定时间内履行归档手续,放入二级学院(系)、教学部档案柜内保存。在最低一级类目的三个不同保管期限下对档案盒编盒号,固定该盒档案在档案柜内的存址。编定盒号后,按年度、类别、保管期限、盒号顺序排列上架。

附件:郑州轻工业学院教学院(系、部)文件材料分类、归档范围、保管期限表.docx

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